ProPublico
ppKluczową sprawą, którą należało rozpatrzyć przy projektowaniu systemu informatycznego do wspomagania przetargów publicznych to opracowanie dobrych założeń. Powstały one we współpracy specjalistów z zakresu prawa, praktyki oraz informatyki. W dużym stopniu pomogły tu producentowi doświadczenia uzyskane przy opracowaniu innych systemów, z których dwa adresowane były dla administracji państwowej (Rejestr Handlowy, Ogólnopolski Rejestr Zastawów - oba dla resortu sprawiedliwości) oraz popularnego systemu kosztorysowego Zuzia. Natomiast nowym zagadnieniem, które należało rozwiązać okazało się włączenie procedur przetargowych do systemu oraz zakres wspomagania użytkownika przez system. Dyskutowano dwie koncepcje: pierwsza - aby system "pilnował" użytkownika i nie pozwolił mu na wykonanie czynności niezgodnych z procedurą, druga zaś - aby system "podpowiadał" użytkownikowi stosowne kroki, ostrzegał go lecz nie blokował mu w zasadzie żadnej czynności, nawet jeśli jest ona niezgodna z prawidłową procedurą. W myśl zasady, że użytkownik ponosi odpowiedzialność za swoje decyzje wybrano drugą koncepcję, która została ostatecznie zrealizowana w systemie nazwanym ProPublico.



Funkcje użytkowe


System ProPublico realizuje następujące funkcje użytkowe:
  • obsługuje przetargi wszystkich trybów (w tym licytacji elektronicznej) oraz zamówienia do 14 000 euro (zamówienie bezpośrednie, zapytanie ofertowe), pozwala także na prowadzenie ewidencji wniosków,
  • obsługa zamówień sektorowych oraz zamówień spółek sektorowych wynikających z wewnetrznych regulaminów; konfiguracja ustawień trybów pod własne regulacje (np. definiowanie nazw trybów, przesłanek, podstaw wykluczenia itd.),
  • umożliwia elastyczne konfigurowanie i w efekcie dostosowanie systemu do struktur organizacyjnych jednostki (jedna lub kilka grup) oraz zdefiniowanie różnych rodzajów użytkowników - administratora, kierownika, grup roboczych lub referentów,
  • wspomaga prowadzenie i monitorowanie zamówienia od jego rozpoczęcia do zawarcia umowy i ewidencjonowania przebiegu jej realizacji,
  • umożliwia sprawne przeprowadzenie oceny złożonych ofert - funkcje przeliczające automatycznie punktację,
  • sygnalizuje o upływających terminach, sygnalizacja pewnych możliwych do uchwycenia niezgodności z ustawą Prawo zamówień publicznych(np. kwot i trybów),
  • ułatwia przeszukiwanie zamówień, wykonawców (baza wykonawców), ofert i dokumentów według różnych kryteriów,
  • tworzenie różnego rodzaju statystyk oraz zestawień raportowych z przeprowadzonych postępowań na podstawie wprowadzonych do systemu danych.
  • umożliwia automatyczne tworzenie dokumentów na podstawie informacji z bazy danych ( pisma użytkownika oraz druki ZP) i wzorców dokumentów włączonych do systemu oraz definiowanie własnych wzorców (wszystkie szablony dokumentów można w pełni dostosować do indywidualnych wymagań użytkownika),
  • posiada wygodne narzędzie do definiowania warunków i kryteriów zgodnie z oczekiwaniami użytkowników - modyfikowalne Słowniki tematyczne.
  • pozwala na szybkie tworzenie dokumentacji seryjnej (np. odpowiedź na zapytanie do SIWZ) w oparciu o informacje zaware w danym postępowaniu przetargowym,
  • pozwala na wystawianie faktur lub rachunków za pobranie specyfikacji,
  • posiada wbydowany Wspólny Słownik Zamówień (CPV), powiązanie numeru z prowadzonym postępowaniem,
  • pozwala grupować zamówienia i ich wartości według grup (dostawy) i kategorii (usługi) Wspólnego Słownika Zamówień (CPV),
  • daje możliwość generowania i przesyłania ogłoszeń o przetargach bezpośrednio do Biuletynu UZP oraz na własną stronę internetową zamawiającego utworzoną w serwisie przetargi.propublico.pl,
  • pozwala udostępniać pliki z postępowania na własnych stronach internetowych (webservice) lub też na stronach serwisu przetargi.propublico.pl, można importować do systemu pliki o dowolnym formacie i wykonać konwersję edytowalnych plików na format pdf
  • zapewnia ochronę dostępu do danych, tworzy archiwum dokumentów.

Absolutną nowością wprowadzoną przez system ProPublicoEx jest wspomaganie procedury przetargowej i pełna kontrola nad procesem przetargu wraz z możliwością natychmiastowego określenia przebiegu każdego przetargu, stanu jego zaawansowania i szybkiego odszukania każdej informacji.


Baza aktów prawnych

System posiada właściwie pełny zbiór aktów prawnych dotyczących zamówień publicznych, wzorów i przykładów. Jest on aktualizowany co miesiąc. Teksty ustaw, rozporządzeń i innych obowiązujących aktów prawnych dostępne są w menu Pomoc. W systemie funkcjonuje także pomoc kontekstowa.



Rozwiązania informatyczne

System ProPublicoEx może być instalowany na samodzielnym stanowisku lub jako system sieciowy. Jako serwer baz danych używany jest SQL serwer InterBase v.6 lub FireBird. Na stanowisku użytkownika wymagany jest system operacyjny MS Windows 95, 98, 2000, XP ew. NT. W wersjach sieciowych serwer może być także postawiony na Linuxie. Interfejs użytkownika jest graficzny i nawiązuje do w dużym stopniu do przyzwyczajeń utrwalonych przy obsłudze programów pakietu MS Office. System do tworzenia dokumentów wykorzystuje Worda i Excela (do wersji 2003 włącznie). Przygotowywana jest mozliwość pracy pod pakiety OpenOffice i MS Office 2007

W systemie wprowadzono szereg "inteligentnych" narzędzi ułatwiających sprawowanie kontroli i wyeliminowania pomyłek natury proceduralnej. System ProPublicoEx posiada funkcje umożliwiające sprawowanie audytu przez osoby/jednostki upoważnione np. kierownika działu. Dostęp do danych chroniony jest przez hierarchiczny dostęp poszczególnych grup użytkowników i system haseł.